Jaki system IT w firmie – Google czy Office 365

System IT w firmie - Google czy Office 365 | MAPRIT

Dobrze dobrany system IT w firmie to w dzisiejszych czasach konieczność. Wraz z rozwojem firmy musimy myśleć o zwiększaniu efektywności pracy zespołowej. Głównym czynnikiem decydującym o sukcesie projektów jest komunikacja wewnętrzna i komunikacja z interesariuszami. Bez odpowiednich narzędzi IT jakość komunikacji jest pod znakiem zapytania. Co zatem wybrać na początek dla małej firmy jako system informatyczny dla firmy, która nie chce ponosić dużych kosztów infrastruktury IT? Rozwiązaniem jest wybór odpowiedniej platformy chmurowej, czyli takiej, gdzie zamiast własnych serwerów mamy do dyspozycji infrastrukturę wynajmowaną w formie subskrypcji usług internetowych.

Bodaj każdy dorosły użytkownik Internetu otarł się kiedyś o aplikacje Google takie jak Gmail czy Google Docs. To właśnie jest część chmury Google. Część z nas używała lub nadal używa ich nawet w zastosowaniach zawodowych. Google rozwija kolejne aplikacje i od początku projektuje je i optymalizuje z myślą o pozytywnych doświadczeniach ich użytkowników. Jednak perspektywa Google to przede wszystkim obsługa użytkownika indywidualnego, co widać w zakresie oferty dla biznesu.

Google czy Microsoft – jaki system IT w firmie?

Podejmując decyzję odnośnie tego jaki wdrożyć system IT w firmie warto sprawdzić różne opcje. Google wprowadził do swojej oferty specjalny pakiet G Suite, który posiada pewne aplikacje dla klienta biznesowego. Nie jest ona aż tak bogata jak to jest w przypadku oferty Microsoftu wprowadzonej pod nazwą Office 365. Tutaj mamy do czynienia ze znacznie bogatszą ofertą i tym co jest niewątpliwym atutem, dostępem do znanych aplikacji biurowych w wersji desktop (w większości planów cenowych).

Firma Microsoft jest znana z tego, że rozwija swoje produkty przede wszystkim z myślą o kliencie biznesowym. To jest widoczne w zakresie oferty Office 365. Kolejne rozwijane aplikacje mają na celu podnoszenie efektywności współpracy zespołów. W platformie Office 365 dostępne są także rozbudowane możliwości zarządzania użytkownikami i dostępem. Dość powiedzieć, że Office 365 jako jedyne rozwiązanie chmurowe było od lat zgodne z wymaganiami ochrony danych osobowych (wcześniej GIODO, a teraz RODO).

Jedno z dokładniejszych porównań dwóch wymienionych rozwiązań chmurowych Google G Suite (wersja dla biznesu) i Microsoft Office 365 można znaleźć na angielskojęzycznej stronie – Office 365 vs Google Apps.

G Suite jest jednak wyższym etapem wykorzystania narzędzi chmurowych w firmie. Często jednak w małych organizacjach wykorzystywana jest bezpłatna wersja przeznaczona dla klienta indywidualnego. Jeśli więc próbujecie się zmagać z taką wersją i trafiacie ciągle na kolejne ograniczenia to zdecydowanie zachęcam do rozważenia przejścia na Office 365. Zmiana będzie znacząca, gdyż na dzień dobry otrzymacie znacznie więcej przestrzeni dyskowej oraz dostęp do aplikacji znakomicie ułatwiających pracę zespołową. Jeśli lubicie korzystać z pakietu Microsoft Office, to w wyższych wersjach będziecie mogli otrzymać go w wersji desktopowej (do zainstalowania na komputerach). W najtańszych pakietach będą to wersje przeglądarkowe (analogicznie jak to jest w Google Docs).

Jak podnieść efektywność zespołu z Microsoft Teams

Wraz ze wzrostem zatrudnienia pojawia się pytanie jak podnieść efektywność zespołu? Jak efektywnie zarządzać firmą, która staje się już na tyle złożona, że wykracza poza możliwość osobistego nadzoru przez jej właściciela i managera w jednej osobie. Wsparciem dla efektywności są narzędzia, które poprawiają przepływ informacji pomiędzy zespołem i managerem oraz wewnątrz zespołu. Z pomocą przychodzi aplikacja Microsoft Teams.MAPRIT - system IT w firmie - Microsoft Teams

Jest ona najmocniejszym elementem całego pakietu Office 365. Teams daje wiele narzędzi, których celem jest efektywna współpraca w zespole. Mimo, iż na stronie prezentującej Microsoft Teams jest dużo na temat funkcji komunikacyjnych, to sprowadzenie tej aplikacji do roli komunikatora to duże nieporozumienie. Aplikacja integruje się z innymi modułami Office 365, pozwalając na kolejnych zakładkach zamieszczać wszystko co jest niezbędne dla współpracy w zespole projektu lub całej firmy. Mogą to być plany projektów prowadzonych przez zespół, pliki (np. arkusze do rozliczeń), notatki ze spotkań czy baza wiedzy (instrukcje, wideo tutoriale, itp.).

Zarządzanie projektami w firmie z pomocą Microsoft Planner

Jeśli Twoim wyzwaniem jest zarządzanie projektami w firmie, to zapewne rozważałeś zarządzanie projektami w Excelu. Być może nawet już opracowałeś sobie jakieś formatki, które pozwalają na tworzenie harmonogramu projektu i zarządzanie budżetem projektu. Jeśli masz takie doświadczenia to także wiesz jak trudno jest wykorzystać to we efektywnej współpracy z zespołem projektowym. Pojawiają się dylematy jak wiele informacji udostępniać, aby zapewnić skuteczność zespołu. Może już w rozpaczy rozważałeś wdrożenie jakiegoś narzędzia do zarządzania projektami? Może przeraziła Cię złożoność oprogramowania takiego jak MS Project czy nawet chmurowe aplikacji do zarządzania projektami?

MAPRIT - jak podnieść efektywność zespołu - Microsoft PlannerOffice 365 rzuca koło ratunkowe w postaci aplikacji Microsoft Planner, która jest bardzo prostym systemem do zarządzania zadaniami w projektach. Pozwala jednak na panowanie nad wieloma projektami jednocześnie, zapewniając przy tym skuteczną komunikację wewnętrzną w projekcie.  Członkowie zespołu projektowego mają dostęp do swoich zadań, a Ty decydujesz komu chcesz przydzielić wgląd w poszczególne elementy projektu.

Wdrożenie Office 365 w firmie

Jeśli ten artykuł zachęcił Was do rozważenia wdrożenia Office 365 w firmie to dobrze. Zachęcam do bliższego przyjrzenia się tej platformie zanim podejmiecie ostateczną decyzję. Na pewno pojawi się szereg pytań, na które odpowiedzi muszą być dopasowane do sytuacji Twojej firmy. Jeśli zatem rozważasz wdrożenie tej platformy, zapraszam do kontaktu. Wspólnie zweryfikujemy najsensowniejszy sposób wdrożenia oraz jego zakres. Jeśli dotychczas używałeś aplikacji Google, to będzie też potrzebna pewna zmiana sposobu myślenia. Jeśli to zrobisz, to dowiesz się jak poprawić efektywność zespołu i swojej firmy.

Jak usprawnić komunikację w firmie

„Jeśli nie ma komunikacji, to nie ma organizacji” – niektórzy pracodawcy używają tego stwierdzenia motywując do poprawy komunikacji wewnętrznej. Samo stwierdzenie jednak nie wystarczy. Często nieświadome używanie niewłaściwych technik komunikacyjnych powoduje powstawanie nieporozumień wśród pracowników. Wyzwaniem są między innymi różnice w temperamentach członków zespołu, nieprecyzyjne komunikaty lub przeładowanie informacjami. Aby metodycznie pracować nad jakością komunikacji wewnętrznej warto wykorzystać 5 sposobów jej usprawnienia.

Regularne spotkania zespołu. Zamiast codziennego ręcznego sterowania pracą swoich pracowników, zorganizuj dla nich wspólne regularne spotkania. Podczas nich każdy może zdać relacje z osiągniętych wyników. Jest to także moment do zakomunikowania planów na kolejny tydzień i omówienie problemów lub wyzwań. Nie zapominaj o agendzie spotkania oraz sporządzeniu minutek. Spotkania mogą okresowo zmieniać swoją częstotliwość. Np. w intensywniejszym okresie co tydzień, a w spokojniejszym co 2 tygodnie.

W pełni wdrożone narzędzie do organizacji pracy zespołowej. W dzisiejszych czasach firmy mają wiele różnych narzędzi do komunikacji, powodując rozproszenie informacji. Prowadzi to w konsekwencji do zmniejszenia efektywności wysyłanych komunikatów. Wybór jednego narzędzia, które stanie się standardem dla zespołu zwiększy pewność wymiany informacji. Należy przy tym upewnić się, że wszyscy w zespole potrafią sprawnie korzystać z tego narzędzia.

Rozmowy twarzą w twarz. Obecnie często zdarza się, że pracownicy intensywnie wykorzystują narzędzia komunikacji zdalnej tracąc kontakt osobisty, co w trudnych sytuacjach jest dodatkowym źródłem nieporozumień, a w procesie kreowania rozwiązań wydłuża czas dochodzenia do finalnych konkluzji. Warto pamiętać, że bezpośredni kontakt przy pracy w jednej lokalizacji pozwala na szybsze uzyskiwanie rezultatów. Oczywiście należy zachować balans, aby nie rozmnażać niekończących się spotkań.

Ustal standard komunikacji w zespole. Członkowie zespołu zwłaszcza w projektach między działowych przychodzą z różnych działów lub wręcz różnych spółek. To może powodować różnice w stosowanych standardach komunikacji co do szybkości odpowiedzi na maile, reguł informowania członków zespołu, itp. Przy braku standardów charakterystyczne są przedłużające się dyskusje na forum całego zespołu lub rozbieżne oczekiwania dotyczące czasu reakcji na pytanie wysłane mailem. Kilka prostych zasad koryguje nawyki nabyte w pracy w innych zespołach.

Mądra transparentność i otwartość. W dzisiejszym dynamicznie zmieniającym się otoczeniu dostęp do informacji jest niezwykle prosty. Często jednak opinie osób w sieciach społecznościowych są substytutem pierwotnych informacji. Z punktu widzenia interesu firm ważne jest, aby pracownicy nie tworzyli historii korytarzowych, lecz mieli informacje ze źródła. Większość małych, a nawet średnich firm nie ma jasno rozdzielonych poziomów dostępu do informacji. Pracownicy czują się bardziej komfortowo, kiedy nie muszą mieć tajemnic w gronie swoich kolegów. Aby to było możliwe poziomy dostępu i gradacja informacji nie powinny być dziełem przypadku.