Jaki system IT w firmie – Google czy Office 365

System IT w firmie - Google czy Office 365 | MAPRIT

Dobrze dobrany system IT w firmie to w dzisiejszych czasach konieczność. Wraz z rozwojem firmy musimy myśleć o zwiększaniu efektywności pracy zespołowej. Głównym czynnikiem decydującym o sukcesie projektów jest komunikacja wewnętrzna i komunikacja z interesariuszami. Bez odpowiednich narzędzi IT jakość komunikacji jest pod znakiem zapytania. Co zatem wybrać na początek dla małej firmy jako system informatyczny dla firmy, która nie chce ponosić dużych kosztów infrastruktury IT? Rozwiązaniem jest wybór odpowiedniej platformy chmurowej, czyli takiej, gdzie zamiast własnych serwerów mamy do dyspozycji infrastrukturę wynajmowaną w formie subskrypcji usług internetowych.

Bodaj każdy dorosły użytkownik Internetu otarł się kiedyś o aplikacje Google takie jak Gmail czy Google Docs. To właśnie jest część chmury Google. Część z nas używała lub nadal używa ich nawet w zastosowaniach zawodowych. Google rozwija kolejne aplikacje i od początku projektuje je i optymalizuje z myślą o pozytywnych doświadczeniach ich użytkowników. Jednak perspektywa Google to przede wszystkim obsługa użytkownika indywidualnego, co widać w zakresie oferty dla biznesu.

Google czy Microsoft – jaki system IT w firmie?

Podejmując decyzję odnośnie tego jaki wdrożyć system IT w firmie warto sprawdzić różne opcje. Google wprowadził do swojej oferty specjalny pakiet G Suite, który posiada pewne aplikacje dla klienta biznesowego. Nie jest ona aż tak bogata jak to jest w przypadku oferty Microsoftu wprowadzonej pod nazwą Office 365. Tutaj mamy do czynienia ze znacznie bogatszą ofertą i tym co jest niewątpliwym atutem, dostępem do znanych aplikacji biurowych w wersji desktop (w większości planów cenowych).

Firma Microsoft jest znana z tego, że rozwija swoje produkty przede wszystkim z myślą o kliencie biznesowym. To jest widoczne w zakresie oferty Office 365. Kolejne rozwijane aplikacje mają na celu podnoszenie efektywności współpracy zespołów. W platformie Office 365 dostępne są także rozbudowane możliwości zarządzania użytkownikami i dostępem. Dość powiedzieć, że Office 365 jako jedyne rozwiązanie chmurowe było od lat zgodne z wymaganiami ochrony danych osobowych (wcześniej GIODO, a teraz RODO).

Jedno z dokładniejszych porównań dwóch wymienionych rozwiązań chmurowych Google G Suite (wersja dla biznesu) i Microsoft Office 365 można znaleźć na angielskojęzycznej stronie – Office 365 vs Google Apps.

G Suite jest jednak wyższym etapem wykorzystania narzędzi chmurowych w firmie. Często jednak w małych organizacjach wykorzystywana jest bezpłatna wersja przeznaczona dla klienta indywidualnego. Jeśli więc próbujecie się zmagać z taką wersją i trafiacie ciągle na kolejne ograniczenia to zdecydowanie zachęcam do rozważenia przejścia na Office 365. Zmiana będzie znacząca, gdyż na dzień dobry otrzymacie znacznie więcej przestrzeni dyskowej oraz dostęp do aplikacji znakomicie ułatwiających pracę zespołową. Jeśli lubicie korzystać z pakietu Microsoft Office, to w wyższych wersjach będziecie mogli otrzymać go w wersji desktopowej (do zainstalowania na komputerach). W najtańszych pakietach będą to wersje przeglądarkowe (analogicznie jak to jest w Google Docs).

Jak podnieść efektywność zespołu z Microsoft Teams

Wraz ze wzrostem zatrudnienia pojawia się pytanie jak podnieść efektywność zespołu? Jak efektywnie zarządzać firmą, która staje się już na tyle złożona, że wykracza poza możliwość osobistego nadzoru przez jej właściciela i managera w jednej osobie. Wsparciem dla efektywności są narzędzia, które poprawiają przepływ informacji pomiędzy zespołem i managerem oraz wewnątrz zespołu. Z pomocą przychodzi aplikacja Microsoft Teams.MAPRIT - system IT w firmie - Microsoft Teams

Jest ona najmocniejszym elementem całego pakietu Office 365. Teams daje wiele narzędzi, których celem jest efektywna współpraca w zespole. Mimo, iż na stronie prezentującej Microsoft Teams jest dużo na temat funkcji komunikacyjnych, to sprowadzenie tej aplikacji do roli komunikatora to duże nieporozumienie. Aplikacja integruje się z innymi modułami Office 365, pozwalając na kolejnych zakładkach zamieszczać wszystko co jest niezbędne dla współpracy w zespole projektu lub całej firmy. Mogą to być plany projektów prowadzonych przez zespół, pliki (np. arkusze do rozliczeń), notatki ze spotkań czy baza wiedzy (instrukcje, wideo tutoriale, itp.).

Zarządzanie projektami w firmie z pomocą Microsoft Planner

Jeśli Twoim wyzwaniem jest zarządzanie projektami w firmie, to zapewne rozważałeś zarządzanie projektami w Excelu. Być może nawet już opracowałeś sobie jakieś formatki, które pozwalają na tworzenie harmonogramu projektu i zarządzanie budżetem projektu. Jeśli masz takie doświadczenia to także wiesz jak trudno jest wykorzystać to we efektywnej współpracy z zespołem projektowym. Pojawiają się dylematy jak wiele informacji udostępniać, aby zapewnić skuteczność zespołu. Może już w rozpaczy rozważałeś wdrożenie jakiegoś narzędzia do zarządzania projektami? Może przeraziła Cię złożoność oprogramowania takiego jak MS Project czy nawet chmurowe aplikacji do zarządzania projektami?

MAPRIT - jak podnieść efektywność zespołu - Microsoft PlannerOffice 365 rzuca koło ratunkowe w postaci aplikacji Microsoft Planner, która jest bardzo prostym systemem do zarządzania zadaniami w projektach. Pozwala jednak na panowanie nad wieloma projektami jednocześnie, zapewniając przy tym skuteczną komunikację wewnętrzną w projekcie.  Członkowie zespołu projektowego mają dostęp do swoich zadań, a Ty decydujesz komu chcesz przydzielić wgląd w poszczególne elementy projektu.

Wdrożenie Office 365 w firmie

Jeśli ten artykuł zachęcił Was do rozważenia wdrożenia Office 365 w firmie to dobrze. Zachęcam do bliższego przyjrzenia się tej platformie zanim podejmiecie ostateczną decyzję. Na pewno pojawi się szereg pytań, na które odpowiedzi muszą być dopasowane do sytuacji Twojej firmy. Jeśli zatem rozważasz wdrożenie tej platformy, zapraszam do kontaktu. Wspólnie zweryfikujemy najsensowniejszy sposób wdrożenia oraz jego zakres. Jeśli dotychczas używałeś aplikacji Google, to będzie też potrzebna pewna zmiana sposobu myślenia. Jeśli to zrobisz, to dowiesz się jak poprawić efektywność zespołu i swojej firmy.

System IT opisany przypadkami użycia

System IT dla firmy przypadki użycia | MAPRIT

Gdy chcemy zbudować system IT na zlecenie lub stworzyć stronę www możemy spotkać się z nie lada wyzwaniem porozumienia się z wykonawcą systemu. Słynny jest żartobliwy obrazek pokazujący etapy budowy systemu IT. Niestety nie można powiedzieć, aby to był wyłącznie żart. Jeśli kiedykolwiek zlecałeś opracowanie nawet nieco bardziej rozbudowanej strony www to wiesz o czym mówię. Wiesz na jakie trudności można napotkać w dogadaniu się z programistą strony i co się dzieje, gdy po czasie dostarcza nam gotowy produkt do odbioru. Skala rozbieżności bywa porażająca, a proces dochodzenia do pożądanego stanu końcowego, długotrwałym procesem kolejnych poprawek. Czasem powoduje to nie tylko stratę czasu, lecz także dodatkowe koszty.

System IT - etapy budowy | MAPRIT

Jest jednak sposób na to, aby uniknąć nieporozumień w kontakcie z wykonawcą systemu IT, a przynajmniej znacząco ograniczyć ryzyko takiej sytuacji. Wystarczy przekazać w odpowiednio czytelny sposób specyfikację wymagań opisujących funkcjonalność tworzonego systemu. Jednocześnie ważne jest także odpowiednie przygotowanie się do odbioru wykonanego systemu, aby ostateczna wersja systemu była zgodna z zapotrzebowaniem.

System IT opisany przypadkami

Rozwiązaniem, które zapewnia czytelność opisu specyfikacji systemu IT są przypadki użycia czyli tzw. use cases. Przypadek użycia powinien przedstawiać podstawowy przebieg operacji, tzw. szczęśliwą ścieżkę wydarzeń. Opisuje użytkownika, który coś robi, w jakimś celu i uzyskuje określony efekt. Nie jest to związane z konkretnym interfejsem, więc nie powinno odnosić się do projektu graficznego.

Przykład:

  1. System prosi Użytkownika o zalogowanie
  2. Użytkownik podaje swój identyfikator oraz hasło
  3. System stwierdza poprawność danych
  4. Użytkownik zostaje zalogowany do systemu.

Prawda, że taki opis jest prosty i czytelny? Oczywiście, aby uzyskać w ten sposób specyfikację systemu IT konieczne jest opisanie w ten sposób wszystkich wymaganych funkcjonalności. Zaletą takiego podejścia jest to, iż na tej podstawie można przeprowadzić testy odbioru gotowego systemu.

Przypadki użycia zmuszają zamawiającego do przemyślenia swojej wizji funkcjonalności systemu. To powoduje, iż wymagania zgłaszane do wykonawcy są bardziej przemyślane, a oczekiwania urealnione.

Życzę Wam, aby dzięki temu sposobowi opisywania specyfikacji Wasze projekty realizowane były sprawniej i bez większych nieporozumień.