Jaki system IT w firmie – Google czy Office 365

System IT w firmie - Google czy Office 365 | MAPRIT

Dobrze dobrany system IT w firmie to w dzisiejszych czasach konieczność. Wraz z rozwojem firmy musimy myśleć o zwiększaniu efektywności pracy zespołowej. Głównym czynnikiem decydującym o sukcesie projektów jest komunikacja wewnętrzna i komunikacja z interesariuszami. Bez odpowiednich narzędzi IT jakość komunikacji jest pod znakiem zapytania. Co zatem wybrać na początek dla małej firmy jako system informatyczny dla firmy, która nie chce ponosić dużych kosztów infrastruktury IT? Rozwiązaniem jest wybór odpowiedniej platformy chmurowej, czyli takiej, gdzie zamiast własnych serwerów mamy do dyspozycji infrastrukturę wynajmowaną w formie subskrypcji usług internetowych.

Bodaj każdy dorosły użytkownik Internetu otarł się kiedyś o aplikacje Google takie jak Gmail czy Google Docs. To właśnie jest część chmury Google. Część z nas używała lub nadal używa ich nawet w zastosowaniach zawodowych. Google rozwija kolejne aplikacje i od początku projektuje je i optymalizuje z myślą o pozytywnych doświadczeniach ich użytkowników. Jednak perspektywa Google to przede wszystkim obsługa użytkownika indywidualnego, co widać w zakresie oferty dla biznesu.

Google czy Microsoft – jaki system IT w firmie?

Podejmując decyzję odnośnie tego jaki wdrożyć system IT w firmie warto sprawdzić różne opcje. Google wprowadził do swojej oferty specjalny pakiet G Suite, który posiada pewne aplikacje dla klienta biznesowego. Nie jest ona aż tak bogata jak to jest w przypadku oferty Microsoftu wprowadzonej pod nazwą Office 365. Tutaj mamy do czynienia ze znacznie bogatszą ofertą i tym co jest niewątpliwym atutem, dostępem do znanych aplikacji biurowych w wersji desktop (w większości planów cenowych).

Firma Microsoft jest znana z tego, że rozwija swoje produkty przede wszystkim z myślą o kliencie biznesowym. To jest widoczne w zakresie oferty Office 365. Kolejne rozwijane aplikacje mają na celu podnoszenie efektywności współpracy zespołów. W platformie Office 365 dostępne są także rozbudowane możliwości zarządzania użytkownikami i dostępem. Dość powiedzieć, że Office 365 jako jedyne rozwiązanie chmurowe było od lat zgodne z wymaganiami ochrony danych osobowych (wcześniej GIODO, a teraz RODO).

Jedno z dokładniejszych porównań dwóch wymienionych rozwiązań chmurowych Google G Suite (wersja dla biznesu) i Microsoft Office 365 można znaleźć na angielskojęzycznej stronie – Office 365 vs Google Apps.

G Suite jest jednak wyższym etapem wykorzystania narzędzi chmurowych w firmie. Często jednak w małych organizacjach wykorzystywana jest bezpłatna wersja przeznaczona dla klienta indywidualnego. Jeśli więc próbujecie się zmagać z taką wersją i trafiacie ciągle na kolejne ograniczenia to zdecydowanie zachęcam do rozważenia przejścia na Office 365. Zmiana będzie znacząca, gdyż na dzień dobry otrzymacie znacznie więcej przestrzeni dyskowej oraz dostęp do aplikacji znakomicie ułatwiających pracę zespołową. Jeśli lubicie korzystać z pakietu Microsoft Office, to w wyższych wersjach będziecie mogli otrzymać go w wersji desktopowej (do zainstalowania na komputerach). W najtańszych pakietach będą to wersje przeglądarkowe (analogicznie jak to jest w Google Docs).

Jak podnieść efektywność zespołu z Microsoft Teams

Wraz ze wzrostem zatrudnienia pojawia się pytanie jak podnieść efektywność zespołu? Jak efektywnie zarządzać firmą, która staje się już na tyle złożona, że wykracza poza możliwość osobistego nadzoru przez jej właściciela i managera w jednej osobie. Wsparciem dla efektywności są narzędzia, które poprawiają przepływ informacji pomiędzy zespołem i managerem oraz wewnątrz zespołu. Z pomocą przychodzi aplikacja Microsoft Teams.MAPRIT - system IT w firmie - Microsoft Teams

Jest ona najmocniejszym elementem całego pakietu Office 365. Teams daje wiele narzędzi, których celem jest efektywna współpraca w zespole. Mimo, iż na stronie prezentującej Microsoft Teams jest dużo na temat funkcji komunikacyjnych, to sprowadzenie tej aplikacji do roli komunikatora to duże nieporozumienie. Aplikacja integruje się z innymi modułami Office 365, pozwalając na kolejnych zakładkach zamieszczać wszystko co jest niezbędne dla współpracy w zespole projektu lub całej firmy. Mogą to być plany projektów prowadzonych przez zespół, pliki (np. arkusze do rozliczeń), notatki ze spotkań czy baza wiedzy (instrukcje, wideo tutoriale, itp.).

Zarządzanie projektami w firmie z pomocą Microsoft Planner

Jeśli Twoim wyzwaniem jest zarządzanie projektami w firmie, to zapewne rozważałeś zarządzanie projektami w Excelu. Być może nawet już opracowałeś sobie jakieś formatki, które pozwalają na tworzenie harmonogramu projektu i zarządzanie budżetem projektu. Jeśli masz takie doświadczenia to także wiesz jak trudno jest wykorzystać to we efektywnej współpracy z zespołem projektowym. Pojawiają się dylematy jak wiele informacji udostępniać, aby zapewnić skuteczność zespołu. Może już w rozpaczy rozważałeś wdrożenie jakiegoś narzędzia do zarządzania projektami? Może przeraziła Cię złożoność oprogramowania takiego jak MS Project czy nawet chmurowe aplikacji do zarządzania projektami?

MAPRIT - jak podnieść efektywność zespołu - Microsoft PlannerOffice 365 rzuca koło ratunkowe w postaci aplikacji Microsoft Planner, która jest bardzo prostym systemem do zarządzania zadaniami w projektach. Pozwala jednak na panowanie nad wieloma projektami jednocześnie, zapewniając przy tym skuteczną komunikację wewnętrzną w projekcie.  Członkowie zespołu projektowego mają dostęp do swoich zadań, a Ty decydujesz komu chcesz przydzielić wgląd w poszczególne elementy projektu.

Wdrożenie Office 365 w firmie

Jeśli ten artykuł zachęcił Was do rozważenia wdrożenia Office 365 w firmie to dobrze. Zachęcam do bliższego przyjrzenia się tej platformie zanim podejmiecie ostateczną decyzję. Na pewno pojawi się szereg pytań, na które odpowiedzi muszą być dopasowane do sytuacji Twojej firmy. Jeśli zatem rozważasz wdrożenie tej platformy, zapraszam do kontaktu. Wspólnie zweryfikujemy najsensowniejszy sposób wdrożenia oraz jego zakres. Jeśli dotychczas używałeś aplikacji Google, to będzie też potrzebna pewna zmiana sposobu myślenia. Jeśli to zrobisz, to dowiesz się jak poprawić efektywność zespołu i swojej firmy.

Masz problem z wdrożeniem strategii? Zbuduj portfel strategiczny

Photo by Quino Al on Unsplash

Wraz z rozwojem firmy pojawia się wyzwanie skutecznego przełożenia zamierzeń strategicznych na działania operacyjne. Na początkowym etapie rozwoju, gdy szef bezpośrednio angażuje się w każdą inicjatywę jest to proste. W praktyce pełni on wówczas rolę kierownika projektów, które wynikają ze strategii. Często, nie znając żadnej metodyki zarządzania projektami, prowadząc je na podstawie własnego doświadczenia z przeszłości. W praktyce oznacza to, że staje się najbardziej zapracowaną osobą w firmie, stanowiąc jednocześnie jej najcenniejszy zasób i największą barierę rozwoju.

Kolejny etap rozwoju firmy, to dopuszczenie innych osób do zarządzania w firmie. Formuje się wówczas szczebel pośredni kadry managerskiej, która zarządza bieżącą działalnością firmy, koordynując także powierzone przez szefa projekty. W większych organizacjach struktura rozbudowuje się jeszcze bardziej powodując, iż szef coraz częściej jest uzależniony od jakości pracy i decyzji podejmowanych przez swoich managerów. Sam nie jest w stanie już tak sprawnie wdrażać zmian jak to było na początku działalności firmy. Jeśli w takiej organizacji nie zostanie wdrożony sprawny proces zarządzania, najczęściej powoduje to zwiększanie się luki pomiędzy strategią, a rzeczywistością wdrożeniową. W efekcie firma nie wykorzystuje w pełni swojego potencjału biznesowego, a reagując na zmiany w otoczeniu wolniej niż konkurencja, wystawia się na ryzyko utraty rynku.

Skuteczne wdrożenie strategii

Jakie jest na to rozwiązanie? Należy zorganizować proces zarządzania w firmie tak, aby wdrażanie nowych inicjatyw było naturalnym elementem funkcjonowania organizacji. Ludzie w firmie są żądni sukcesów i chcą uczestniczyć w istotnych przedsięwzięciach. Aby to im umożliwić ważne jest wskazanie sensu ich pracy. Można próbować to osiągnąć jedynie poprzez samo komunikowanie strategii, lecz przeważnie nie jest to wystarczające. Im bardziej ambitna strategia tym trudniej ją przekazać w prostych, zrozumiałych dla wszystkich słowach. Dlatego warto komunikację podeprzeć codziennymi działaniami, które utwierdzą ludzi w tym, że nowy kierunek jest właściwy i będzie konsekwentnie realizowany. Przez analogię do sposobu „zjadania słonia”, kawałek po kawałku, także strategię można podzielić na kawałki. Często prace strategiczne właśnie kończą się podziałem celów strategicznych na strukturę celów kaskadowo schodzącą w dół organizacji, dodając do tego wskaźniki KPI (Key Performance Indicator). To jednak jest wciąż za mało, aby zapanować nad wdrożeniem strategii.

Do pełnego sukcesu brakuje zbudowania realnej puli projektów strategicznych, na czele których staną kompetentni kierownicy projektów, raportujący bezpośrednio do szefa, który odpowiada za wdrożenie strategii.

Taka pula projektów, nazywana jest w metodyce zarządzania – Portfelem. W skład Portfela mogą wchodzić projekty powiązane ze sobą jak i te niepowiązane. Projekty, które są ze sobą powiązane grupowane są w Program, aby łatwiej było nimi zarządzać. W przypadku dużych organizacji na każdym poziomie Portfel/Program/Projekt mogą pojawić się odpowiedzialni za niego managerowie. Tak zaprojektowany Portfel pozwala zapanować nad wdrożeniem strategii, a także reagować na zmiany, które na pewno pojawią się na etapie realizacji. Metodyka zarządzania projektami wspiera skuteczną realizację projektów i programów, dając poczucie porządku i wiarę w sukces dla pracowników. Przekłada się to w efekcie na wypracowanie wartości biznesowej, na której twórcom strategii zależało.