Masz problem z wdrożeniem strategii? Zbuduj portfel strategiczny

Photo by Quino Al on Unsplash

Wraz z rozwojem firmy pojawia się wyzwanie skutecznego przełożenia zamierzeń strategicznych na działania operacyjne. Na początkowym etapie rozwoju, gdy szef bezpośrednio angażuje się w każdą inicjatywę jest to proste. W praktyce pełni on wówczas rolę kierownika projektów, które wynikają ze strategii. Często, nie znając żadnej metodyki zarządzania projektami, prowadząc je na podstawie własnego doświadczenia z przeszłości. W praktyce oznacza to, że staje się najbardziej zapracowaną osobą w firmie, stanowiąc jednocześnie jej najcenniejszy zasób i największą barierę rozwoju.

Kolejny etap rozwoju firmy, to dopuszczenie innych osób do zarządzania w firmie. Formuje się wówczas szczebel pośredni kadry managerskiej, która zarządza bieżącą działalnością firmy, koordynując także powierzone przez szefa projekty. W większych organizacjach struktura rozbudowuje się jeszcze bardziej powodując, iż szef coraz częściej jest uzależniony od jakości pracy i decyzji podejmowanych przez swoich managerów. Sam nie jest w stanie już tak sprawnie wdrażać zmian jak to było na początku działalności firmy. Jeśli w takiej organizacji nie zostanie wdrożony sprawny proces zarządzania, najczęściej powoduje to zwiększanie się luki pomiędzy strategią, a rzeczywistością wdrożeniową. W efekcie firma nie wykorzystuje w pełni swojego potencjału biznesowego, a reagując na zmiany w otoczeniu wolniej niż konkurencja, wystawia się na ryzyko utraty rynku.

Skuteczne wdrożenie strategii

Jakie jest na to rozwiązanie? Należy zorganizować proces zarządzania w firmie tak, aby wdrażanie nowych inicjatyw było naturalnym elementem funkcjonowania organizacji. Ludzie w firmie są żądni sukcesów i chcą uczestniczyć w istotnych przedsięwzięciach. Aby to im umożliwić ważne jest wskazanie sensu ich pracy. Można próbować to osiągnąć jedynie poprzez samo komunikowanie strategii, lecz przeważnie nie jest to wystarczające. Im bardziej ambitna strategia tym trudniej ją przekazać w prostych, zrozumiałych dla wszystkich słowach. Dlatego warto komunikację podeprzeć codziennymi działaniami, które utwierdzą ludzi w tym, że nowy kierunek jest właściwy i będzie konsekwentnie realizowany. Przez analogię do sposobu „zjadania słonia”, kawałek po kawałku, także strategię można podzielić na kawałki. Często prace strategiczne właśnie kończą się podziałem celów strategicznych na strukturę celów kaskadowo schodzącą w dół organizacji, dodając do tego wskaźniki KPI (Key Performance Indicator). To jednak jest wciąż za mało, aby zapanować nad wdrożeniem strategii.

Do pełnego sukcesu brakuje zbudowania realnej puli projektów strategicznych, na czele których staną kompetentni kierownicy projektów, raportujący bezpośrednio do szefa, który odpowiada za wdrożenie strategii.

Taka pula projektów, nazywana jest w metodyce zarządzania – Portfelem. W skład Portfela mogą wchodzić projekty powiązane ze sobą jak i te niepowiązane. Projekty, które są ze sobą powiązane grupowane są w Program, aby łatwiej było nimi zarządzać. W przypadku dużych organizacji na każdym poziomie Portfel/Program/Projekt mogą pojawić się odpowiedzialni za niego managerowie. Tak zaprojektowany Portfel pozwala zapanować nad wdrożeniem strategii, a także reagować na zmiany, które na pewno pojawią się na etapie realizacji. Metodyka zarządzania projektami wspiera skuteczną realizację projektów i programów, dając poczucie porządku i wiarę w sukces dla pracowników. Przekłada się to w efekcie na wypracowanie wartości biznesowej, na której twórcom strategii zależało.