„Jeśli nie ma komunikacji, to nie ma organizacji” – niektórzy pracodawcy używają tego stwierdzenia motywując do poprawy komunikacji wewnętrznej. Samo stwierdzenie jednak nie wystarczy. Często nieświadome używanie niewłaściwych technik komunikacyjnych powoduje powstawanie nieporozumień wśród pracowników. Wyzwaniem są między innymi różnice w temperamentach członków zespołu, nieprecyzyjne komunikaty lub przeładowanie informacjami. Aby metodycznie pracować nad jakością komunikacji wewnętrznej warto wykorzystać 5 sposobów jej usprawnienia.
Regularne spotkania zespołu. Zamiast codziennego ręcznego sterowania pracą swoich pracowników, zorganizuj dla nich wspólne regularne spotkania. Podczas nich każdy może zdać relacje z osiągniętych wyników. Jest to także moment do zakomunikowania planów na kolejny tydzień i omówienie problemów lub wyzwań. Nie zapominaj o agendzie spotkania oraz sporządzeniu minutek. Spotkania mogą okresowo zmieniać swoją częstotliwość. Np. w intensywniejszym okresie co tydzień, a w spokojniejszym co 2 tygodnie.
W pełni wdrożone narzędzie do organizacji pracy zespołowej. W dzisiejszych czasach firmy mają wiele różnych narzędzi do komunikacji, powodując rozproszenie informacji. Prowadzi to w konsekwencji do zmniejszenia efektywności wysyłanych komunikatów. Wybór jednego narzędzia, które stanie się standardem dla zespołu zwiększy pewność wymiany informacji. Należy przy tym upewnić się, że wszyscy w zespole potrafią sprawnie korzystać z tego narzędzia.
Rozmowy twarzą w twarz. Obecnie często zdarza się, że pracownicy intensywnie wykorzystują narzędzia komunikacji zdalnej tracąc kontakt osobisty, co w trudnych sytuacjach jest dodatkowym źródłem nieporozumień, a w procesie kreowania rozwiązań wydłuża czas dochodzenia do finalnych konkluzji. Warto pamiętać, że bezpośredni kontakt przy pracy w jednej lokalizacji pozwala na szybsze uzyskiwanie rezultatów. Oczywiście należy zachować balans, aby nie rozmnażać niekończących się spotkań.
Ustal standard komunikacji w zespole. Członkowie zespołu zwłaszcza w projektach między działowych przychodzą z różnych działów lub wręcz różnych spółek. To może powodować różnice w stosowanych standardach komunikacji co do szybkości odpowiedzi na maile, reguł informowania członków zespołu, itp. Przy braku standardów charakterystyczne są przedłużające się dyskusje na forum całego zespołu lub rozbieżne oczekiwania dotyczące czasu reakcji na pytanie wysłane mailem. Kilka prostych zasad koryguje nawyki nabyte w pracy w innych zespołach.
Mądra transparentność i otwartość. W dzisiejszym dynamicznie zmieniającym się otoczeniu dostęp do informacji jest niezwykle prosty. Często jednak opinie osób w sieciach społecznościowych są substytutem pierwotnych informacji. Z punktu widzenia interesu firm ważne jest, aby pracownicy nie tworzyli historii korytarzowych, lecz mieli informacje ze źródła. Większość małych, a nawet średnich firm nie ma jasno rozdzielonych poziomów dostępu do informacji. Pracownicy czują się bardziej komfortowo, kiedy nie muszą mieć tajemnic w gronie swoich kolegów. Aby to było możliwe poziomy dostępu i gradacja informacji nie powinny być dziełem przypadku.